Регламент по работе с договорами в организации пример

Договорная работа

Регламент по работе с договорами в организации пример

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии).

По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке.

Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы.

Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени.

Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Источник: https://kraynev.ru/press-centr/publikacii/dogovornaya-rabota/

Регламент согласования договоров в организации образец 2019 года

Регламент по работе с договорами в организации пример

Зачем нужен лист согласования Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый.

Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы.

Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски. Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Данный документ может быть: Порядок заполнения листа согласования При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении. руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую, юрисконсульт представитель отдела бухгалтерии сотрудник службы безопасности заместитель директора и т.

Положение о договорной работе компании

.

Образец Заполненный образец генеральным директором ООО «Приоритет» (приказ от 13 мая 2013 г.

№ 2) о договорной работе ООО «Приоритет» Настоящее Положение определяет требования к форме и содержанию пакета документов, запрашиваемых от контрагентов ООО «Приоритет» для заключения с ними договоров, а также процедуру согласования и рассмотрения договоров структурными подразделениями ООО «Приоритет».

Договор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т. п. Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.

Структурное подразделение – управление, служба, отдел ООО «Приоритет», к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.

Раздел II.

Порядок согласования и подписание договора

ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА Для всех структурных подразделений (специалистов), устанавливается следующий порядок согласования договоров: – проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурным подразделением (специалистом) по принадлежности предмета договора; – проект договора представляется ведущему товароведу.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: – структурные подразделения по принадлежности к предмету договора; 3.4.

Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.

3.5.

Как внедрение СЭД повлияло на пересмотр регламентов согласования договоров

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов.

Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Договорная работа

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Указанные возможности реализованы в программе:

  1. Контроль сроков договора
  2. Договоры не теряются
  3. Реестры и отчеты по договорам
  4. Своевременность согласований
  5. Учет всех версий договоров

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом: 6 стадий договорной работы

  1. Подготовка (составление) проекта
  2. Изменение/дополнение
  3. Подписание договора
  4. Исполнение договора
  5. Расторжение/прекращение/истечение договора
  6. Согласование договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е.

Полезный образец: положение о договорной работе

Внимание!

Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

  1. исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
  2. начальник юридического отдела;
  3. главный бухгалтер.
  4. начальник финансового управления;

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Положение о порядке ведения договорной работы

Ниже приводится положение, которое призвано регламентировать договорную работу в организации.

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров). 1.2.

Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.4.

Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

1.5. Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

2.1.

Регламент согласования договоров в организации образец

Юридическая фирма Двитекс разработает регламент согласования договоров в организации, а также предоставит.

ООО Наименование организации, именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений. Договор реализации товара скачать образец.

В дальнейшем именуемая Сторона 1, вместе с [Название организации, в дальнейшем именуемой Сторона 2, заключили настоящий договор о нижеследующем. Официальный сайт Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов. Положение о порядке заключения и исполнения договоров.

Настоящего Договора, в свою очередь. В банк для согласования и дальнейшего составления.

Источник: http://pravo-38.ru/reglament-soglasovanija-dogovorov-v-organizacii-obrazec-2018-goda-76633/

Регламент работы с договорами в организации пример

Регламент по работе с договорами в организации пример

Очень часто позже выясняется, что два честных человека по-разному поняли друг друга.

Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что любой договор может содержать даже когда организация не пользуется схемами ухода от налогов, своевременно платит налоги и проводит проверку на . А это означает, что любая (даже простейшая) ошибка в договоре может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению уголовного дела по одной из «налоговых» статей Уголовного кодекса РФ.

В основе договора лежит принцип свободы

Как подготовить регламент договорной работы

Настоящее положение определяет порядок заключения, регистрации, хранения и контроля исполнения договоров в ООО «Альфа» (далее – «Общество»).

2. Положение разработано в целях создания инструментов управления, обеспечивающих эффективность операционной деятельности в области правового обеспечения в Обществе, в том числе в целях:

  1. регламентации бизнес-процессов договорной деятельности;
  2. совершенствования качества подготовки договоров в интересах снижения правовых рисков и защиты интересов Общества.
  3. оптимизации сроков исполнения процедур согласования договоров;

3. Настоящее положение не распространяется на договоры, заключаемые путем оплаты (акцепта) выставленного счета на сумму не свыше 100,0 тыс.

руб.». В регламенте договорной работы рекомендуется отразить порядок проверки контрагентов и формирования досье на каждого из них. В этом порядке стоит

Положение о договорной работе компании. Образец

Настоящее Положение обязательно к исполнению для всех сотрудников ООО «Приоритет», в круг служебных обязанностей которых относится процедура согласования и рассмотрения договоров.ТерминыДоговор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т.

п.Исполнитель – должностное лицо ООО «Приоритет» (начальник соответствующего отдела или его заместитель), ответственное за проведение переговоров с контрагентом, обсуждение с ним условий сотрудничества, процедуру рассмотрения, согласования и заключения гражданско-правового договора.

Перечень всех ответственных лиц и групп подведомственных им договоров определяет по своему усмотрению генеральный директор ООО «Приоритет».Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.

Структурное подразделение

Положение о работе с договорами

Наличие такого Положения должно способствовать повышению эффективности деятельности организации в целом. Особое место при заключении нового договора должно отдаваться проверке добросовестности контрагента.

Организация, заключая договор, должна подтвердить, что она проявила должную осмотрительность.

Это поможет снизить риск претензий налоговиков, которые, например, могут попытаться доказать, что сделка намеренно была заключена с «непорядочным» контрагентом, для вида и без намерения создать гражданские права и обязанности у сторон договора, а сама организация пытается получить в результате необоснованную налоговую выгоду.

Документооборот договоров: мастер-класс

В статье мы подробно рассмотрим:

  1. подготовку договоров к сдаче в архив.
  2. подготовку проекта договора;
  3. организацию исполнения договоров;
  4. формирование базы по документам контрагентов;
  5. заключение договора (подписание и заверение печатью);
  6. его согласование;
  7. учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
  8. регистрацию (включая государственную регистрацию);

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  1. централизованный или
  2. децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

Главбух-инфо

2.2.

Распределение сфер ответственности между структурными подразделениями по выполнению предписаний, предусмотренных пунктом 2.1.

Регламента:2.2.1. Отдел ____________: договоры__________________________________ , в которых ООО «_______________________» выступает в качестве продавца (покупателя) продукции;2.2.2. Отдел _______________: договоры _____________________________________________________________________________________________________2.2.3.

Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации.

Положение о договорной работе на предприятии образец

А примерные формулировки положения о договорной работе – в образце документа.

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что действие Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:

  1. Исполнитель;
  2. Структурное подразделение.
  3. Договор;
  4. Контрагент;

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора.

Но первое, что нужно сделать: проверить контрагента по всем открытым источникам данных (займет 1 минуту).

Источник: http://27advokat.ru/reglament-raboty-s-dogovorami-v-organizacii-primer-48094/

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Регламент по работе с договорами в организации пример

На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. В связи с тем, что все эти согласуемые предметы охватываются понятием «документ», мы рассмотрим в целом систему согласования договоров и документов.

Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров. Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом:

6 стадий договорной работы

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

  • Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
  • Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
  • Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
  • Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
  • Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
  • Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
  • Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
  • После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий

Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями (например, система на 1С Респект: учет договоров).

Электронное согласование документов и договоров

Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

  • Исключение потерь документов
  • Ускорение бизнес-процесса согласования
  • Минимизация издержек на поиск и согласование договора
  • Устранение человеческого фактора

Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования договоров, которая позволит:

  1. Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:
  2. Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):
  3. Выполнять задачи по согласованию документов как в системе, так и через обычную электронную почту:
  4. Получать автоматические оповещения ответственному сотруднику о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:
  5. Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):
  6. Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:
  7. Осуществлять строгий автоматический контроль вносимых в договор правок: даты, лица, содержания, с функцией сравнения различий в формате правки MS Word
  8. Формировать множество отчетов, включая реестр договоров и лист согласования.

Вас также могут заинтересовать:

Источник: https://you-right.ru/stati/soglasovanie-i-dogovory/sistema-i-reglament-soglasovaniya-dogovorov-i-dokumentov-v-organizacii

Регламент договорной работы

Регламент по работе с договорами в организации пример

На рассвете бизнеса многим кажется, что эта бумажная канитель – пережиток прошлого. По мере того, как растет количество клиентов и заказов, становится очевидно: надо что-то делать. Это «что-то» – положение о договорной работе и безукоризненное его соблюдение. 

СТОИМОСТЬ СОПРОВОЖДЕНИЯ СДЕЛКИ

Зачем нужен такой документ? И кто его должен делать?

Если вкратце, то на его основе строится вся договорная и претензионная работа. И именно поэтому его составление необходимо поручить юристу. Пусть это будет ваш штатный юрист или привлеченный эксперт, но не поддавайтесь соблазну использовать типовые формы.

Типовые документы – зло. Единственное, с чем можно смириться (и то с оговорками) – это типовые контракты, разработанные именно вашими юристами (или нами – специально для вас). При таком варианте вы будете в заведомо более выгодном положении (ведь не исключено, что ваши контрагенты не захотят «возиться» и подпишут договор на ваших условиях).

Далее приводится нечто вроде пораздельного чек-листа, который позволит оценить, отвечает ли разработанный для вас регламент договорной работы необходимому минимуму. 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

Раздел первый, «общий»

В нем традиционно расписываются общие моменты. Не так важны вводные формулировки, сколько четкие указания относительно того, что: 

  • регламент регулирует порядок и особенности договорной работы;
    что есть договор, а что – дополнительное соглашение;

  • применение типовых форм допускается в случае, когда таковые уже утверждены;

  • подготовка проекта договора (в отсутствие типовой формы) занимает столько-то времени (как правило, от трех до пяти, зависит от объема, сложности, степени согласованности) с такой-то даты (которой, как правило, является день, когда представлены все необходимые сведения).

Раздел второй: проект и визирование

Обязательно включаем в этот раздел правило о регистрации проекта перед представлением на визирование, иначе начнется путаница со сроками.

Стоит урегулировать вопрос с назначением уполномоченных проставлять визу и то, что их списки утверждаются главами соответствующих отделов (подразделений).

Во избежание утраты листов и споров о том, кто виноват, целесообразно закрепить золотое правило: кто представляет, тот и прошивает.   

На практике, в зависимости от масштабов организации (и количества отделов) наиболее часто применяется следующий порядок визирования проектов:

  • лицо, инициирующее заключение договора;

  • его руководитель;

  • бухгалтерия (не обязательно, если применяем уже утвержденную собственную типовую форму);

  • юристы.

Существенно экономит время правило о том, что типовой договор отправляется на визирование после подписания второй стороной (контрагентом), а типовой договор, составленный контрагентом, – до этого момента. Целесообразно закрепить разумные сроки рассмотрения, а также возможные поводы для продления (нужна дополнительная документация, перевод с/на иностранный язык и т.п.). 

ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

Раздел третий, о необходимых приложениях

В него надо включать все бумаги (заверенные копии), которые должны представляться контрагентами – как фирмами (и юрлицами вообще), так и ИП.

Необходимый минимум для фирм:

  • свидетельство о госрегистрации;

  • свидетельство ИНН (о постановке на налоговых учет);

  • устав;

  • документация в подтверждение полномочий руководителя;

Для предпринимателей список скромнее: свидетельство о регистрации, о постановке на налоговый учет, паспорт с регистрацией, если применимо – доверенность плюс разрешительные документы.

Внимание: право затребовать представление дополнительных бумаг должно быть, но оговорите, что требование должно быть аргументированным (если угодно, мотивированным). Иначе можно породить корень всех зол – бесконечное «ожидание информации». 

ДОГОВОР АБОНЕНТСКОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Здесь расписываем, кто из согласующих за что отвечает. Скажем, инициатор и его руководитель:  

  • за выгодность условий сделки для фирмы;

  • за наличие у контрагента необходимых разрешений, лицензий и т.п.;

  • за корректное заполнение всех разделов и полей;

  • за правильность реквизитов и т.п.

Бухгалтерия берет на себя анализ реквизитов, рисков с точки зрения налогового и бухгалтерского правового регулирования, порядка представления необходимых счетов, актов и иных аналогичных документов. 

Венчает все проверка юротделом, который в итоге отвечает практически за все:

  • соответствие проекта закону;

  • наличие в проекте всех необходимых условий;

  • полномочия лиц, ставящих подписи;

  • наличие лицензий и прочей разрешительной документации,

а на выходе проводит обобщение всех сделанных до него замечаний и или редактирует проект, или составляет доп соглашение, или вообще разрабатывает новый.

Пожалуй, имеет смысл тут же оговорить, где проставляются визы и где делаются отметки о замечаниях (чтобы избежать ссылок на то, что кто-то что-то не заметил). 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Разделы пятый и шестой. Подписание и хранение

Формируя этот раздел, следует ориентироваться на сложившуюся в вашей организации систему делопроизводства. Но в любом случае хорошо бы оговорить право главы фирмы подписать договор без учета замечаний, но с условием, что за последствия отвечает он – этот вариант будет на пользу как главе, так и фирме.

В этом разделе закрепляем сроки сдачи на хранение как бумажных, так и электронных копий, ответственность за несвоевременную передачу на хранение. судьбу отклоненных проектов, порядок выдачи договора и основания для такой выдачи. 

Таковыми могут быть, например:

  • возникшая необходимость сделать копию и удостоверить ее нотариально;

  • предъявить в судебный процесс;

  • представить в банк и т.п.

Порядок выдачи – стандартный: под роспись по письменной просьбе главы того или иного отдела. 

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Раздел седьмой и восьмой. Контроль и ответственность

Обеспечение исполнения договора – сфера ответственности инициатора заключения и его начальника. Именно они в случае возникновения необходимости должны ставить вопрос об изменении, дополнении, расторжении договора.

Но если поводом для таких мероприятий становится, скажем, изменение нормативно-правового регулирования, судебной практики, новые требования контролеров и т.п., то тут уже с инициативой должны выступать и все прочие – юристы, бухгалтеры, главы отделов, в пределах своих компетенций.

Ответственность за нарушение положения наступает как дисциплинарная, так и, если пренебрежение им стало причиной имущественного вреда – к материальной ответственности, что и необходимо указать в последнем разделе.

Источник: https://rosco.su/press/reglament-dogovornoy-raboty/

Юр-ответ online
Добавить комментарий